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Reisekostenabrechnung

 

Der Einsatz einer Abrechnungssoftware unterstützt Sie bei der effizienten Abwicklung Ihrer Geschäftsreisen und der Strukturierung des Reisekostenmanagements.

 

Durch eine Optimierung der Prozesse werden sowohl Zeit- als auch Administrationsaufwände minimiert und führen so zu einer deutlichen Reduktion Ihrer indirekten Kosten.

 

Folgende Fragen sind vor der Einführung einer Reisekosten Software zu klären:

 

  • Welche Kriterien soll die Software erfüllen? (Buchhaltung/IT)
  • Wie viele Reisende/Reisen sollen abgerechnet werden?
  • Welche elektronischen Schnittstellen werden benötigt?
  • Wo und durch wen werden die Kosten erfasst?
  • Wird die Software national oder international genutzt?
  • Soll die Software auch für Fremdwährungen und Auswärtstätigkeiten gelten?
  • Welche Reportingfunktionen soll die Software bieten?
  • In welcher Sprache soll das Tool gehalten sein?
  • Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben sind zu berücksichtigen?
  • Wo soll die Software installiert werden - auf dem eigenen Server oder soll die Abrechnung ausgelagert werden?

 

Im Anschluss kann die Abrechnungssoftware individuell und flexibel auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

 

Die meisten Anwendungen bieten zusätzlich zum eigentlichen Abrechnungsvorgang auch Auswertungsmöglichkeiten und Darstellungen der Gesamtkosten einer jeden Geschäftsreise.

 

Einer der wichtigsten Vorteile einer professionellen und automatisierten Reisekostenabrechnung ist zweifelsfrei die Optimierung der internen Prozesse und damit einhergehend die Einsparung von Personalkosten insbesondere im Buchhaltungsbereich. Mitarbeiter können dadurch alternativ in anderen Geschätsbereichen effektiver eingesetzt werden und gewinnbringender arbeiten. 

 

Bei Interesse wenden Sie sich jederzeit an uns – wir helfen Ihnen gerne weiter!

   

Reiserichtlinien

 

Unternehmen, die eine verbindliche Reiserichtlinie implementiert haben, sind in der Lage ihre Reisekosten zu steuern. Eine funktionierende Richtlinie ist immer noch eines der entscheidenden Werkzeuge des Travel Managers, um Reisekosten systematisch in den Griff zu bekommen.

 

Dabei sind eine Erfolgfaktoren sehr wichtig, die ein erfolgreich agierendes Travel Management keinesfalls vergessen sollte.

 

Klare, verständliche Regelungen

Strukturierte Vorgehensweisen

Integration in alle Buchungssysteme

Förderung und Einhaltung der Kommunikation

Festlegung der bevorzugten Buchungswege

Sinnvolles Genehmigungsverfahren

Erfolgskontrolle

Rückendeckung des Managements

 

 

Ziel einer Reiserichtlinie

 

√ Verbessertes Controlling

√ Steuerrungsfähigkeit der Reisekosten

√ Kostenreduzierung

 

 

 

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